一、条款核心框架：文件全生命周期的双模块管控​
21CFR820.40 明确要求生产商建立并维持覆盖 “文件批准与分发”“文件更改” 的全流程控制程序，核心目标是确保 QSR 要求的所有文件具备充分性、时效性与可追溯性，避免因文件问题导致质量体系运行偏差。​
二、具体要求与实操要点​
（一）文件批准与分发：源头把控文件有效性​
审批主体与流程​
需指定专人（或团队）对文件进行 “充分性审核” 与 “发布前批准”，审核重点包括文件内容是否符合 QSR 条款要求、逻辑是否清晰、是否具备实操性。审批结果必须形成书面或电子记录，强制包含两项核心要素：①批准日期；②审批人的签名（或等效电子签名，需符合 FDA 电子记录合规要求）。​
▶ 实操示例：质量手册发布前需经质量经理审核、管理者代表批准，审批记录中需标注 “手册版本 V1.0，批准日期 2025.01.10，批准人：张 XX”。​
文件分发与可及性​
经批准的文件需确保在 “指定使用场所、执行场所及其他必要位置” 可随时获取，覆盖生产车间、质量实验室、仓库等所有涉及文件使用的区域。例如：生产现场需放置最新版的《设备操作规程》，实验室需留存现行有效的《检验标准》。​
过时文件管控：防误用核心措施​
所有失效或过时的文件必须 “立即从使用点移除”，或通过加盖 “作废”“失效” 印章、系统权限锁定等方式防止非预期使用。同时需建立作废文件归档制度，按记录留存要求保存（通常与产品生命周期一致或符合法规最低留存期限），确保历史文件可追溯。​
▶ 风险提示：若过时的《灭菌工艺参数表》未及时移除，可能导致生产过程采用错误参数，引发产品质量缺陷。​

（二）文件更改：全流程可追溯与影响传导​
更改审批权限：同职能匹配原则​
文件更改的审核与批准需由 “原审批职能或组织的人员” 负责，除非有明确的跨职能授权规定。例如：原由生产部门批准的《装配作业指导书》，更改时仍需生产部门人员审核，确保更改符合生产实际需求。​
更改信息传递：及时性与精准性​
经批准的更改需 “及时传达至相关人员”，传递范围需覆盖所有受影响的职能部门（如生产、质量、采购等）。传递方式可包括邮件通知、培训签到、系统弹窗提醒等，但需留存传递记录（如培训签到表、通知回执）。​

更改记录：强制包含的五要素​
必须建立文件更改专项记录，每一项更改均需完整留存以下信息，形成闭环追溯：​
① 更改内容描述（如 “将灭菌温度从 121℃调整为 132℃”）；​
② 受影响文件的唯一标识（如 “文件编号 SOP-PR-005 V2.0”）；​
③ 审批人签名；​
④ 批准日期；​
⑤ 更改生效时间（如 “2025.03.01 起执行”）。​
▶ 合规提示：缺失任一要素的更改记录，均可能被 FDA 认定为文件控制不符合项。​
三、适用文件范围与核心目标​
覆盖文件类型：包括质量手册、程序文件、作业指导书、检验标准、采购合同模板、记录表格、软件文档等所有 QSR 要求的文件（含纸质与电子文件）。​
核心目标：通过对文件 “生 - 改 - 废” 全生命周期的刚性控制，确保质量体系运行的所有依据文件 “现行有效、可追溯、无歧义”，为产品质量合规提供基础保障。